PSE jako solidny partner biznesowy

PSE jako zamawiający prowadzą postępowania o udzielenie zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane publiczne i niepubliczne na podstawie ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (ustawa Pzp) wraz z aktami wykonawczymi oraz Procedury udzielania zamówień w PSE (Procedura).

O udzielenie zamówienia w PSE mogą ubiegać się wykonawcy, którzy:

• posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania,
• mają wiedzę i doświadczenie,
• dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,
• posiadają sytuację ekonomiczną i finansową zapewniającą możliwość realizacji zamówienia;
• nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia.

Szczegółowy sposób prowadzenia postępowań określają przepisy ustawy Pzp oraz Procedury udzielania zamówień w PSE.

W celu zachowania transparentności działań związanych z udzielaniem zamówień, postępowania o udzielenie zamówień publicznych oraz niepublicznych przygotowujemy i przeprowadzamy zgodnie z zasadami:

• uczciwej konkurencji,
• bezstronności i obiektywizmu,
• równego traktowania wykonawców,
• przejrzystości.

Wskazanych zasad przestrzegamy na wszystkich etapach postępowania; w fazie jego przygotowywania, na etapie prowadzenia postępowania (opracowując specyfikację istotnych warunków zamówienia oraz powołując komisję przetargową), a także w trakcie prowadzenia postępowania. Ponadto, czynności związane z przygotowaniem i prowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm.

Zasada uczciwej konkurencji stanowi najważniejszą zasadę prowadzenia i rozstrzygania postępowań przetargowych. Jej stosowanie umożliwia równy dostęp do informacji o zamówieniach oraz do samych zamówień wszystkich zainteresowanych podmiotów. Zasada ta dotyczy m.in. sposobu przekazywania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji. Powinna być uwzględniana również na etapie opisu warunków udziału w postępowaniu oraz opisu przedmiotu zamówienia. Przedmiotu zamówienia nie można opisywać w sposób utrudniający uczciwą konkurencję. Powinien być opisany w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, z uwzględnieniem wszystkich wymagań i okoliczności mogących mieć wpływ na sporządzenie oferty.

Niekiedy tryby przetargowe w celu zagwarantowania przestrzegania zasady uczciwej konkurencji narzucają minimalną liczbę potencjalnych wykonawców.

Prowadzenie postępowania w sposób gwarantujący zachowanie uczciwej konkurencji wymaga przestrzegania następujących reguł:

• dopuszczenie do udziału w postępowaniu wielu wykonawców,
• określenie wymagań gwarantujących dostęp do zamówienia tylko wykonawcom wiarygodnym,
• określenie warunków zamówienia w sposób umożliwiający wykonawcom przygotowanie konkurencyjnej oferty.

Zasada uczciwej konkurencji odnosi się również do wykonawców. Złożenie oferty stanowiącej czyn nieuczciwej konkurencji jest przesłanką do odrzucenia oferty.

Zgodnie z zasadą równości, zwaną również „zasadą równego traktowania ubiegających się o zamówienie”, wszystkich wykonawców należy traktować na równych prawach i z zachowaniem tożsamych kryteriów. Zamawiający nie może zastosować wymagań preferujących określonego wykonawcę. Wobec wszystkich wykonawców powinien stosować jedną miarę, czyli stawiać takie same wymagania, tak samo weryfikować ich spełnienie oraz egzekwować je.

Przygotowując postępowanie, zamawiający określa w warunkach zamówienia swoje wymagania odnoszące się do przedmiotu zamówienia (przedmiotowe), sposobu realizacji zamówienia (kontraktowe) oraz osoby wykonawcy (podmiotowe). Powinien również określić sposób potwierdzenia spełniania wymagań przez wykonawców. Po otrzymaniu ofert, zgodnie z ustalonymi przez siebie zasadami, zamawiający weryfikuje spełnienie wymagań przez wykonawców i – stosownie do wyników tej oceny – podejmuje decyzje co do udzielenia zamówienia.

Prowadzenie postępowania w sposób gwarantujący równe traktowanie wykonawców wymaga:

• określenia wymagań w sposób jednakowy dla wszystkich wykonawców zainteresowanych uzyskaniem zamówienia,
• określenia dla wszystkich takiego samego sposobu potwierdzenia spełnienia wymagań,
• rozstrzygnięcia – poprzez porównanie informacji i dokumentów złożonych przez wykonawcę z wymaganiami – czy wykonawcy spełniają wymagania i stosownie do wyników oceny, podjęcia decyzji określonych w warunkach zamówienia.

Zasada ta obowiązuje zarówno na etapie stawiania warunków udziału w postępowaniu, jak i podczas oceny złożonych ofert lub wyboru oferty najkorzystniejszej. Zasada równości oznacza zakaz dyskryminowania poszczególnych wykonawców ze względu na ich status prawny, siedzibę wykonawcy lub jego właściwości.

Przejrzystość oznacza jasne i jednoznaczne reguły gry. Realizacji zasady przejrzystości służy jawność postępowania – rozumiana jako dostęp wszystkich zainteresowanych uczestników postępowania do związanych z nim informacji na równych zasadach oraz zachowanie maksymalnej bezstronności i obiektywizmu przy wszystkich podejmowanych czynnościach.

Nasza organizacja, jako podmiot dbający o wysokie standardy odpowiedzialności społecznej, współpracuje z szerokim gronem wykonawców i dostawców.

Główne grupy dostawców PSE to: wykonawcy prac inwestycyjnych, modernizacyjnych i remontowych realizujący prace w zakresie majątku sieciowego, dostawcy aparatury i sprzętu oraz firmy świadczące usługi.

W 2018 kontrahenci PSE (wg wartości kontraktu) pochodzili w:

• 86,6 proc. z Polski,
• 0,2 proc. z krajów Unii Europejskiej
• 13,2 proc. z krajów spoza Unii Europejskiej.

Nasza polityka zakupowa realizowana jest zgodnie z przepisami: ustawą z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych wraz z aktami wykonawczymi wydanymi do ustawy, Dyrektywą PE i Rady 2014/25/UE z 26 lutego 2014 r. ws. udzielania zamówień przez podmioty działające w sektorach gospodarki wodnej, energetyki, transportu i usług pocztowych, Dyrektywą PE i Rady 2009/81/WE z 13 lipca 2009 r. ws. koordynacji procedur udzielania niektórych zamówień na roboty budowlane, dostawy i usługi przez instytucje lub podmioty zamawiające w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa oraz Komunikatem wyjaśniającym KE dotyczącym prawa wspólnotowego obowiązującego w dziedzinie udzielania zamówień, które nie są lub są jedynie częściowo objęte dyrektywami w sprawie zamówień publicznych (2006/C 179/02).

W pracy z dostawcami zależy nam na zbudowaniu trwałych więzi i partnerskich relacji. To ważne, ponieważ wszystkie działania realizowane przez wykonawców są realizowane jako działania PSE i wpływają na wizerunek naszej organizacji jako inwestora. Dlatego tak ważne są wysokie standardy i spójne wytyczne dotyczące współpracy wykonawców z lokalnymi społecznościami, o które dbamy na co dzień.

Rok 2018 był w naszej organizacji czasem intensywnych prac zmierzających do usprawnienia procesu inwestycyjnego. Za sprawne prowadzenie inwestycji infrastrukturalnych odpowiada w naszej organizacji wyspecjalizowana jednostka realizująca zadania w ramach struktury projektowej – Centralna Jednostka Inwestycyjna (CJI). Jest ona odpowiedzialna za prowadzenie inwestycji na całym etapie trwania projektu – od momentu wpisania projektu do Portfela inwestycji, poprzez przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia, do momentu zakończenia jego realizacji. Za procesy zakupowe CJI odpowiada utworzony Wydział Zamówień Publicznych i Niepublicznych (WZ).

Od 1 listopada 2018 roku w ramach Pionu Kontraktacji CJI został powołany Wydział Dostaw Inwestorskich (WI). Powołanie zespołu pozwoliło zoptymalizować koszty jednostkowe urządzeń w projektach inwestycyjnych, dokonać standaryzacji urządzeń oraz obniżenia cen ofertowych z tytułu realizacji danego zadania inwestycyjnego.

Ze względu na otwarcie rynku dla wykonawców, dokonano istotnych zmian w zakresie warunków podmiotowych, na podstawie których CJI dokonuje wyboru wykonawcy zamówienia. Warunki stawiane obecnie mają na celu ograniczenie ryzyka wyboru wykonawcy niezdolnego do wykonania zamówienia lub w stosunku do którego ze względu na sytuację podmiotową zachodzi prawdopodobieństwo nienależytego wykonania zamówienia. Stosowane są również zróżnicowane kryteria oceny ofert (opisane poniżej).

Dla optymalizacji i ujednolicenia dokumentacji przetargowej WZ opracował i wdrożył wzory I oraz III części SIWZ na usługi, dostawy oraz roboty budowlane dla różnych trybów, z uwzględnieniem pełnej elektronizacji, tj. wszczęcie i przeprowadzenie postępowania w sposób elektroniczny (za pośrednictwem platformy zakupowej PSE) w zakresie wymaganym przez dyrektywy UE.  Prace te pozwoliły na szybsze i sprawniejsze sporządzanie dokumentacji przetargowej oraz zniwelowały znaczące różnice pomiędzy poszczególnymi postępowaniami o udzielenie zamówienia.

Zgodnie z nowym modelem zakupowym, wszczęcie postępowania w publicznym nieograniczonym postępowaniu przetargowym jest poprzedzane dialogiem technicznym z potencjalnymi wykonawcami. Nowy model zakupowy wprowadził do stosowania tryby negocjacyjne, tj. dialog konkurencyjny lub negocjacje z ogłoszeniem dla postępowań prowadzonych w reżimie ustawy Pzp, a także negocjacje dla postępowań niepublicznych. Zastosowanie dialogu technicznego oraz trybów negocjacyjnych pozwoli wyjść naprzeciw potrzebom wykonawców. Omówienie postanowień umownych, warunków udziału oraz dokumentacji technicznej przyczyni się do tego, aby była ona akceptowalna dla obu stron oraz dostosowana do aktualnej sytuacji rynkowej. Omówienie z wykonawcami ich uwag oraz sugestii pozwoli na podwyższenie jakości przygotowywanej dokumentacji postępowania, zwłaszcza opisu przedmiotu zamówienia oraz projektu umowy, co w efekcie pozwoli na ograniczenie konieczności dokonywania zmian umowy w toku jej realizacji.

W 2018 roku przeprowadziliśmy opisany w ustawie Pzp konkurs w celu wyłonienia wykonawcy na prace projektowe o skomplikowanym charakterze. Zastosowanie przyrzeczenia publicznego w postaci konkursu pozwala na wybranie wykonawcy prac w oparciu o czynniki inne niż jedynie cena, umożliwiając wybór ze względu na: jakość, funkcjonalność oraz innowacyjność zastosowanych rozwiązań na podstawie oceny złożonych przez wykonawców prac konkursowych (np. obejmujących makiety planowanego budynku).

Znaczącym usprawnieniem procesu zakupowego jest zawieranie umów ramowych z wykonawcami zadań okołoinwestycyjnych. Pozwala to na szybkie realizowanie potrzeb w zakresie m.in. uzyskiwania pomiarów geodezyjnych, wykonywania operatów szacunkowych, pomiarów autotransformatorów oraz wykonywania badań laboratoryjnych stali konstrukcyjnych. Udzielanie zamówień szczegółowych w ramach zawartych umów ramowych umożliwia szybkie wyłonienie wykonawcy dzięki odstąpieniu od konieczności ponownej oceny ofert pod kątem formalnym. Wykonawca na etapie składania zlecenia szczegółowego może zaoferować warunki korzystniejsze niż pierwotnie zakładane w ofercie.

Dla zwiększenia przejrzystości oraz usprawnienia prowadzonych postępowań przetargowych od 1 maja 2018 r. w PSE wprowadzona została platforma zakupowa. Platforma jest głównym narzędziem komunikacji z kontrahentami w trakcie procesu zakupowego. Dzięki niej procesy przedstawiania oferty i prowadzenia postępowań przetargowych odbywają się w formie elektronicznej. To metoda wygodna i bezpieczna, w pełni odpowiadająca na zapotrzebowania PSE i kontrahentów oraz zapewniająca pełną ochronę danych.

Utworzenie w ramach CJI Wydziału Dostaw Inwestorskich (WI) w długim okresie zapewni:

• Korzyści wynikające z obniżenia cen ofertowych robót budowlanych z tytułu realizacji danego zadania inwestycyjnego w związku z wyłączeniem dostaw – zmniejszeniem potrzeb finansowych wykonawców w zakresie kapitału na pokrycie dostaw, niższą wartością szacunkową zamówienia oraz całkowitym wynagrodzeniem wykonawcy – niższa wysokość wadium, zabezpieczenia należytego wykonania umowy, brak zobowiązań finansowych wykonawców wobec dostawców wybranych grup asortymentowych, a co za tym idzie – poprawy płynności finansowej wykonawcy.
• Korzyści wynikające z obniżenia kosztów jednostkowych asortymentu zakwalifikowanego do dostaw inwestorskich w związku z poprawą warunków handlowych poprzez wystąpienie efektu skali, co powinno przełożyć się na redukcję kosztów realizacji inwestycji. Brak kosztów pośrednich związanych z marżą wykonawców na dostawy aparatury i asortymentu oraz zmniejszenie ekspozycji PSE na ryzyko – obniżenie obciążeń finansowych na poszczególnych zadaniach inwestycyjnych w przypadku wykonawców wykonujących szereg prac na różnych zadaniach dla PSE, tym samym zmniejszenie globalnego ryzyka związanego z ewentualną utratą płynności wykonawcy na jednym z zadań, co mogłoby pociągnąć za sobą negatywne skutki w innych kontraktach.
• Zwiększenie konkurencyjności – sukcesywne wyłączanie części dostaw inwestorskich z umów na roboty budowlano-montażowe, powodujące zmniejszenie wartości zamówień, co może spowodować wzrost udziału „mniejszych i średnich” wykonawców w postępowaniach inwestycyjnych.
• Usprawnienie procesów zakupowych dzięki standaryzacji i powtarzalności OPZ, wzorów umów i standaryzacji urządzeń (jeden producent lub dostawca urządzeń i materiałów na potrzeby kilku zadań inwestycyjnych).
• Budowa bazy dostawców oraz strategii zakupowej, monitoring trendów, aktualizacje z wykorzystaniem narzędzi informatycznych, serwisów branżowych, uczestnictwa w targach i konferencjach branżowych w kraju i za granicą umożliwiającego zbudowanie systemu kwalifikacji i oceny potencjalnych dostawców.

PSE wprowadziły również rozwiązania dodatkowe, mające na celu zagwarantowanie bezpieczeństwa realizacji inwestycji:

• Okres, w którym wykonawca ubiegający się o zamówienie musi wykazać swoje doświadczenie, został wydłużony z 5 do 7 lat.
• Wprowadzono obowiązek posiadania przez wykonawcę w personelu Kierownika Grupy Rozruchowej, który będzie odpowiadał m.in. za: sprawdzenie poprawności montażu urządzeń, parametryzację i wprowadzenie nastawień, podłączenie zasilania, uaktywnienie wymaganych funkcjonalności, przeprowadzenie badań i testów sprawdzających funkcjonowanie urządzeń przed ich załączeniem pod napięcie sieciowe, badania kontrolno-pomiarowe pomontażowe oraz udział w próbach napięciowych i obciążeniowych. Kandydaci na to stanowisko będą musieli spełnić wymogi zrealizowania co najmniej 2 robót budowlanych polegających na budowie lub modernizacji obiektów elektroenergetycznych zakończonych uruchomieniem (rozruchem) stacji. W zależności od przedmiotu zamówienia wykonawcy muszą wykazać doświadczenie w projektowaniu/modernizacji/robotach budowlanych prowadzonych na synchronicznym obszarze ENTSO-E Europy kontynentalnej na napięciach 220 kV i wyższych.
• Wprowadzono wymóg posiadania przez wykonawcę osoby o odpowiednich kwalifikacjach w zakresie BHP (HSEQ – Health, Safety, Environment and Quality), o wykształceniu wyższym o kierunku lub specjalności w zakresie BHP posiadającym szkolenie z zakresu udzielania pierwszej pomocy z użyciem defibrylatora zewnętrznego (AED) oraz aktualne szkolenia okresowe dla służb BHP (w tym kwalifikacje do prowadzenia instruktaży i szkoleń). Posiadanie odpowiedniego personelu przez wykonawcę powinno doprowadzić do redukcji liczby zdarzeń potencjalnie niebezpiecznych oraz wypadków (w tym śmiertelnych).
• Zmodyfikowano wymagania dotyczące doświadczenia Kierownika Projektu po stronie wykonawcy – dopuszczono legitymowanie się doświadczeniem z innych branż budowlanych, tj.: w budowie/modernizacji infrastruktury drogowej (linie), kolejowej (linie) i gazowej (linie) oraz infrastruktury przemysłowej (wyłącznie zadania stacyjne). Określając powyższe wymogi, CJI kieruje się nie tylko zasadami niedyskryminacji, równego traktowania, przejrzystości i proporcjonalności, ale ma także na celu stworzenie wymagań rynkowych uwzględniających faktyczne potrzeby spółki.
• Rozbudowano wymagania dotyczące prowadzenia komunikacji społecznej oraz kryzysowej w trakcie realizacji inwestycji. Ustalono zasady przygotowania i prowadzenia komunikacji społecznej dla inwestycji elektroenergetycznych, niezbędną zawartość programów komunikacji społecznej oraz wytyczne dotyczące przygotowania i publikacji wydawnictw oraz projektów stron internetowych.
• Wprowadzono zmiany prowadzące do istotnego obniżenia wadium (wcześniej obowiązywało wadium w wysokości do 2% wartości wynagrodzenia). Uwolnione zdolności kredytowe bądź finansowe mogą być efektywnie wykorzystane na etapie realizacji zadań inwestycyjnych.
• Stworzono nowe wytyczne w zakresie sporządzania Bazowego Harmonogramu Realizacji Zamówienia dla wykonawców robót budowlanych. Intencją jest połączenie informacji o zakresie prac, czasie i zasobach niezbędnych do ich wykonania oraz monitorowanie rzeczywistego postępu tych prac w odniesieniu do pierwotnie przyjętego harmonogramu.
• W ostatnim kwartale 2018 roku w spółce zaproponowano wprowadzenie do części specyfikacji wykonanie dokumentacji powykonawczej w modelu BIM. Obiekt stworzony w pełni w technologii BIM ma wszystkie możliwe parametry rzeczywistego obiektu. Stosując technologię BIM można dużo łatwiej i szybciej przeanalizować koszt, ilość materiałów oraz czas realizacji inwestycji.
• Wprowadzono do umów zapisy o możliwości udzielenia zaliczki na poczet realizowanych zadań inwestycyjnych.
• Wprowadzono pozacenowe kryteria oceny ofert umożliwiające dokonanie wyboru oferty najkorzystniejszej, a nie najtańszej. Dotychczas stosowany wzór 100% cena zastąpiono następującymi kryteriami:
  • wydłużenie czasu gwarancji i rękojmi,
  • budowa bez wyłączeń ,
  • czas niesprawności ,
  • kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia,
  • skrócenie czasu realizacji przedmiotu zamówienia,
  • cenowe w oparciu o medianę cen złożonych ofert.
  
  Podstawowymi kryteriami wyboru ofert są: kryterium cenowe, budowy bez wyłączeń oraz czasu niesprawności. Pozostałe kryteria stanowią dopełnienie kryteriów podstawowych. Odpowiedni dobór kryteriów wskazanych powyżej (technicznych, jakościowych, które zasługują na większą wagę i punktowanie w przetargu) oraz innych sprzyjających wspieraniu doświadczenia i sprawniejszego sposobu realizacji zagwarantuje uzyskanie efektu w postaci ofert najkorzystniejszych jakościowo, technicznie, korzystnych z punktu widzenia bezpieczeństwa i trwałości elementów KSE, a nie jedynie najtańszych.

Centralna Jednostka Inwestycyjna nieustająco monitoruje rynek wykonawczy oraz trendy panujące na rynku polskim i zagranicznym, czym wpisuje się w nową strategię PSE. Zmiany w podejściu do prowadzenia inwestycji poprzez wydzielenie CJI w ramach struktur PSE zaowocowały szeregiem przełomowych modyfikacji w sposobie prowadzenia postępowań przetargowych. Przy opracowaniu nowego sposobu prowadzenia postępowań przetargowych zespół CJI wypracował rozwiązania mające na celu zapewnienie realizacji planu zamierzeń inwestycyjnych przy uwzględnieniu najlepszej jakości, gospodarnego zarządzania majątkiem PSE oraz pozytywnego wpływu na rynek wykonawczy. Nowe rozwiązania – w postaci wprowadzonych trybów negocjacyjnych oraz prowadzonych dialogów – ułatwiają wykonawcom uczestnictwo w postępowaniach o udzielenie zamówień. Otwarcie się na potrzeby i uwagi płynące z rynku pozwoli efektywniej prowadzić procesy zakupowe. Uwzględnienie proponowanych zapisów i rozwiązań pozwoli lepiej i sprawniej przeprowadzić procedurę przetargową i wyłonić wykonawcę zaangażowanego od początku w realizację projektu. Zmiany odciążą potencjalnych wykonawców w kilku ważnych kwestiach, m.in. biurokratycznych, zawodowych oraz finansowo-ekonomicznych. Umożliwiają też wyłonienie wykonawcy zapewniającego rękojmię należytego wykonania zamówienia, nie naruszając przy tym zasad równego traktowania wykonawców oraz uczciwej konkurencji.